Einsatzbereiche für Volunteers

Finance

• Bearbeitung von Materialanfragen, Beschaffung und Abwicklung von Aufträgen
• Unterstützen bei allen rechtlichen Fragen im Bereich Versicherungen, Materialwirtschaft und Schadensbearbeitung Bundeswehr

IT-Support

• User-Help-Desk (UHD)
   - Störungsannahme
   - Bearbeiten des Ticketsystems
   - Zusammenarbeit mit Vertragspartner/IT-Vertragspartner

• Nutzerbetreuung / Administration
   - Nutzersupport beim Betrieb von MS 365 (Office-Anwendung)
   - Verwaltung des Gerätepools (Bw)

• Techn. Unterstützung Leitungsbüro
   - Sicherstellen der Kommunkationsanbindung (Funk, Telefon)
   - Sicherstellen von Videokonferenzen
   - Sicherstellen von Präsentationen für Besprechungen
   - Sicherstellen Lagebild

LegAd

• unterstützen bei adhoc anfallenden rechtlichen Thematiken und Fragestellungen

Content

• Aufnahmen von relevanten, interessanten und bewegenden Momenten während der Veranstaltungen, auf dem Gelände und im weiteren
   Zusammenhang mit den Invictus Games , inkl. Sammeln von Kontextinformationen zu den gemachten Aufnahmen (wer ist zu sehen, was passiert,
   Hintergrundinformationen)
• Bearbeitung von Fotos und Videos und Bereitstellung intern wie extern.
• Betreuung unserer Mediendatenbank, Bereitstellung von Material für die Social-Media und Web-Redaktionen
• Betreuung unserer Fotoplattform als Fotoredakteur, inkl. Bereitstellung von Fotomaterial für den externen wie internen Gebrauch
• Betreuung unserer Streams auf Social Media in enger Abstimmung mit unseren Technikern und dem Host Broadcaster.

Social Media

• Betreuung unserer Social-Media-Kanäle
• Vorbereitung und Erstellung von Postings, inkl. Textredaktion
• Community Management auf den Kanälen und Beantworten von Anfragen und Nachrichten

Web-Redaktion

• Betreuung unserer Webseite und Bedienung des Content Management Systems (CMS) Redaxo zu Erstellung neuer Seiten und Blogbeiträge.
• Textredaktion zur Erstellung neuer Blogbeiträge
• Betreuung unserer App und Erstellung von Push-Nachrichten und aktuellen Meldungen
• Betreuung unserer verschiedenen Newsletter-Formate, inkl. Erstellung und Versand von zielgruppengenauen Newslettern während den Spielen

Persönlichkeitsbildung und Schulklassen

• Koordinierung von Besuchergruppen der Bundeswehr
• Koordinierung der Besuche von Schulen
• Begleitung und Betreuung von Besuchergruppen der Bundeswehr und Schulen
• Ansprechperson für Bundeswehrangehörige, Jugendoffiziere, Lehrkräfte und Schülerschaft.
• Betreuung von Legacy-Projekten (3D-Künstler, Kunst-Bus, Bühnenauftritte, etc.)
• Unterstützung des Sonderfeldpostamtes

Support Team

Site-Crew

• Unterstützung Umbau der Arena
   - Im Schwerpunkt Site-Crew Tätigkeiten
   - Ausladen von Fahrzeugen
   - Verräumen von Kisten/Boxen

• Aufbau der Wettkampfstätten
   - Aufbau des Sportequipments (Basketballkörbe, Volleyballnetze, etc.)

Storage

• Lagerung von Material
   - Klassische Lagertätigkeiten (Kommissionierung, Einlagerung, etc)

• Informations- und Promotionsaktionen im Stadtgebiet
   - Ihr seid in Teams zu Fuß (an belebten Orten) in der Innenstadt unterwegs und kommt mit Passant*innen in Kontakt, verteilt Flyer und informiert
      über die IG23. Das Ziel ist es, dass die Passant*innen die Spiele besuchen.
   - Durch die Stadt bewegt ihr euch mit dem ÖPNV und eurer Invictus Card.
   - Ihr macht Menschen auf die Invictus Games Düsseldorf 2023 aufmerksam.
   - Ihr informiert Menschen über die Invictus Games Düsseldorf 2023. Hierzu könnt ihr Flyer, Broschüren und ggf. Give Aways verteilen.
   - Ihr könnt Auskunft darüber geben wie man sich Reservierungen/Tickets bucht und was das Ganze kostet.
   - Ihr gebt auf Nachfrage Informationen wie die Passant*innen zur MSA kommen und welche Wettkämpfe am jeweiligen Tag stattfinden.

• Betrieb eines Messestandes auf der Reha Care
   - Parallel zu den IG23 findet die Messe Reha Care auf dem Gelände der Messe Düsseldorf statt. Dort sind die IG23 mit einem Info- & Promostand
      vertreten. Dieser wird von euch betrieben und gemanaged.
   - Ihr informiert Menschen über die IG23 macht auf diese aufmerksam. Hierzu könnt ihr Flyer, Broschüren und ggf. Give Aways verteilen.
   - Ihr könnt ihnen sagen, wie die Menschen von der Reha Care zu den IG23 kommen und welche Wettkämpfe am jeweiligen Tag stattfinden.

• Informations- und Promotionsaktionen auf dem Veranstaltungsgelände
   - Ihr seid zu Fuß auf dem Veranstaltungsgelände unterwegs und informiert über die gerade stattfindenden Sportwettkämpfe. Ggf. verteilt ihr hierzu
      Flyer.
   - Wenn Marketingmaterial (z.B. Give Aways) benötigt wird könnt ihr zur Unterstützung herangezogen werden, um zu helfen das Material von A nach B
      zu bringen.

Klinik

• Betreuung der Patienten
   - Aufnahme
   - Behandlung
   - Dokumentation
   - Evtl. weiterführende Gesundheitsversorgung

• Unterstützung aller Aufgabenbereiche der Medical Clinic
• Unterstützung anderer Medical Services Bereiche 

MedFas

• Erste Hilfe der Wettkämpfer*innen
   - Absichern der Wettkämpfe

• Betreuung der MedFAS
   - Ansprechpartner in Fragen der Gesundheitsversorgung
   - Erstversorgung von Patient*innen

• NOTFALLSITUATIONEN
   - Wir erwarten, dass Du jedem Menschen in einer medizinischen Notlage Erste Hilfe leistest

• Unterstützung anderer Medical Services Bereiche

MedOC

• Einsatztagebuch führen
• Lagebild Medical Services führen
• Bearbeiten von eingehenden Anrufen (Ansprechpartner für alle Stationen des Medical Services)
• Unterstützen anderer Medical Services Bereiche 

Peer

• Betreuen der Ruheräume
   - Nur Wettkämpfer*innen und eventuell benötigtes Personal hat Zutritt
   - Einhaltung der Verhaltensregeln in den Ruheräumen überwachen

• Betreuung von Wettkämpfer*innen in speziellen Stressmomenten
   - Ansprechpartner*in sein
   - Wettkämpfer*innen zu den Ruheräumen begleiten und eventuell Staff informieren

• Im Rahmen freier Kapazitäten selbstständige Patrouillen durch verschiedene Bereiche (Nationshome, Volunteercenter, Tribüne von F&F)
   - Gespräche suchen mit verschiedenen Personengruppen, um Stimmung aufzunehmen und eventuell zu helfen

Physio

• Physiotherapie (Maßgabe ist die abgeschlossene Ausbildung)
   - Massagen
   - Taping
   - Physiotherapeutische Maßnahmen
   - Unterstützung der Physiotherapeuten der Teams

• Unterstützung anderer Medical Services Bereiche

Info Point Hotel

• Im Hotel vor Ort: Beratung der F&F und Wettkämpfer*innen bei jeglichen Fragen, bspw.
   - Zum Transport (ÖPNV, …)
   - Zu allgemeinen Fragen zur Stadt Düsseldorf
   - Zu Leistungen, die in der InvictusCard integriert sind
   - Zu den Wettkämpfen
   - Zu den verschiedenen Events

Hospitality Center

• Im Hospitality Center: Beratung aller Gäste, die Zugang zum Nations Home haben

   - Bei jeglichen Fragen, bspw.
      □ Zu den Wettkämpfen, zum Programm, zum Transport (Helpdesk)
      □ Zu allgemeinen Fragen (General Affairs Desk)
      □ Zur Stadt Düsseldorf (Tourist Information Desk)

   - Ansprechpartner der Volunteers
      □ F&F
      □ InfoPoint Hotels
      □ Kids Area Nations Home

• Organisation/Management “Lost and Found”
   - Gefundene Artikel strukturiert aufbewahren und Ordnung halten
   - Verlorene Artikel nur an tatsächliche Besitzer*innen zurückgeben

• Betreuung Highlights / Aktivitäten
   - Begleitung der täglich wechselnden Aktivitäten

Family & Friends

• Betreuung eines F&F Teams
   - Abstimmung mit dem F&F Liaison Officer (Ansprechpartner F&F aus der Nation kommend)
   - Durchgängige Ansprechbarkeit während der Schicht
   - Durchgängige Begleitung der F&F während der Schicht
   - Erste Ansprechperson für die F&F
   - Helfende Hand in allen Belangen des Teams

Child Care

• Betreuung der Kinder in der Kids Area (Nations Home)
   - Unfälle vermeiden
   - Kontaktdaten zu den Eltern notieren
   - Aufsichtspflicht wahrnehmen
   - Kinder betreuen (Vorlesen, Spielen, Basteln etc.)

• Betreuung von Highlights / Aktivitäten
   - Begleitung der täglich wechselnden Aktivitäten
     z.B. Malwettbewerb, Vorlesestunde, Kinderschminken, Bastelstunde

Editorial Office

• Eigenständiges Erstellen redaktioneller Beiträge zu den Invictus Games zur Veröffentlichung auf unseren eigenen digitalen Kanälen

Media Center

Media Operations

• Unterstützung bei der Koordination von Presseanfragen den Duke/die Duchess of Sussex betreffend
• Unterstützung bei der Abstimmung von Presseterminen mit der Archewell-Foundation
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Presseterminen des Duke / der Duchess of Sussex unter Einhaltung von Vorgaben der Archewell-Foundation

MOC

• Unterstützung bei der Koordination von Presseanfragen den Duke/die Duchess of Sussex betreffend
   - Eingehende Presseanfragen vorsortieren
   - Terminkollisionen feststellen
   - Anfragen nach vorheriger Abstimmung an Archewell-Foundation weiterleiten

• Unterstützung bei der Abstimmung von Presseterminen mit der Archewell-Foundation
   - Festgelegte Presstermine nachhalten
   - Terminkollisionen feststellen
   - Informationsweitergabe der Pressetermine vorbereiten/unterstützen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Presseterminen des Duke / der Duchess of Sussex unter Einhaltung von Vorgaben der Archewell-Foundation
   - Vor-Ort-Vorbereitungen vor Beginn des Presstermins
   - Wahrnehmen der teilnehmenden Medienvertreter
   - Betreuung der anwesenden Medienvertreter
   - Untertsützung bei der Durchführung der Pressetermine

Venue & Support

• Medienbegleitung an den Venues; Sicherstellen eines störungsfreien Ablaufs bei der Arbeit unserer MedienvertreterInnen.

Backoffice

International/National

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Besuchen hochrangiger Einzelgäste und Delegationen mit besonderem protokollarischen Betreuungsbedarf,
• Begleitung dieser Besuche,
• Ansprechpartner dieser Gäste für organisatorische Fragen während deren Besuchs der IG23.

• Registrieren und akkreditieren aller Personen (außer Besucher)
• Überprüfen der Angaben
• Befüllen des Registrierungstools
• Festlegen von Zonenberechtigungen
• Erstellen und nachhalten von Akkreditierungsausweisen

Child Care

• Betreuung und Beaufsichtigung von Kindern
   - Bespaßung der Kinder
   - Betreuung von verschiedenen Aktivitäten (z.B. Basteln, Malen und Spielen)

Info Point

• Allgemeine Fragen/Anliegen der Besucher beantworten
• Auskunft zum Tages- bzw. Wochenprogramm geben
• Auf Rahmenprogramm im Invictus Village aufmerksam machen
• Auskunft zu den Sportwettkämpfen geben
• Veranstaltungsgelände kennen und Wege beschreiben (z.B. zu den Sport Venues, Toiletten, Parkplätzen, usw.)
• Lost & Found betreuen
• Stempelkarten für die Invictus Rally austeilen, Ecken von fertigen Stempelkarten abtrennen & Hauptgewinne verlosen

Village Team

• Betreuung von Mitmach-Aktionen (z.B. Invictus Sportarten ausprobieren)
• Animation der Besucher für die verschiedenen Mitmach-Aktionen
• Betreuung Fotobox
• Unterstützung von Ausstellern bei der Standbetreuung
• Verschiedene Aufgaben im Bereich der Bühne
• Verschiedene Aufgaben im F&B-Bereich

Eventbetreuung

• Einlasskontrolle bei Empfängen und kleineren Events während der Veranstaltungswoche
• Unterstützung bei der Umsetzung dieser Event

Info Points

• Betreuung unserer Indoor- oder Outdoor-Info-Points
• Du bist eins der „Gesichter“ der Invictus Games 2023
• erste Anlaufstelle für Fragen der Besucher
• Du kennst dich gut auf dem Veranstaltungsgelände aus und weißt über viele Dinge rund um die IG23 Bescheid
• Freundlicher Kontakt mit den Besuchern und Beantwortung allgemeiner Fragen

„Lotse“ auf dem Veranstaltungsgelände

• Du bist an neuralgischen Punkten des Veranstaltungsgeländes positioniert
• Mit deiner freundlichen und hilfsbereiten Art sorgst du dafür, dass sich die Besucher bestens aufgehoben fühlen
• Du zeigst den Besuchern den Weg zu den verschiedenen Venues

Medal Ceremonies

• Zeremonien-Unterstützung
   - Transport der Medaillen in die Venues
   - Vorbereiten der Medaillen zur Vergabe
   - Wettkämpfer*innen Betreuung

• Zeremonien-Durchführung
   - Mit dem Wachbataillon zusammen einlaufen
   - Beigaben und Medaillenkissen zur Übergabe halten
   - Ggf. Flaggenträger

• Informationsmanagement
   - Ansprechpartner für die SCM und Zeremonienmeister
   - Informationsschnittstelle Venue und Zeremonie Verantwortlichem
   - Broadcasting Schnittstelle

Sports Competitition

• Allgemein in jeder Sportart wird Unterstützung in der Instandhaltung des Venues (Ordnung und Sauberkeit), der Versorgung und Unterstützung der Kampfrichter und Teilnehmer*Innen und die Materialbewirtschaftung, benötigt. Auch sind mögliche Aufgaben die Verwahrung und der Transport von persönlichen Gegenständen, z.B. Prothesen der Teilnehmer. In den Ballsportarten wird auch das Einsammeln der verschiedenen Bälle eine elementare Aufgabe sein.

Sport Support Crew/Sport Equipment

• Verpacken,
• Verladen,
• Transportieren,
• Auf- und Abbauen von Sport Equipment

Betreuung eines Teams

• Abstimmung mit dem Team Betreuungsoffizier
• Durchgängige Ansprechbarkeit während der Schicht
• Durchgängige Begleitung der Teams während der Schicht
• Erste Ansprechperson für das Team Management
• Unterstützung Deines Teams bei allen Fragen der Ablauforganisation
• Helfende Hand in allen Belangen des Teams

Empfang der Nationen am Flughafen/Hauptbahnhof

• Unterstützung beim Tragen von Sport- und Reisegepäck zu den Bussen
• Verteilung der Nationen und des Gepäcks auf die richtigen Busse (Wer fährt wohin? Wettkämpfer und F&F sind in
   unterschiedlichen Hotels untergebracht)
• Beladen der Busse mit Gepäck
• Hilfe beim Einsteigen, insbesondere für Rollstuhlfahrer und Prothesenträger
• Nur im Bedarfsfall: Unterstützung des Busfahrers bei der Wahl der richtigen Ein- und Ausfahrt am Flughafen

Begleitung der Wettkämpfer in den Bussen, während der Veranstaltungswoche

• Be- und Entladen der Busse mit Sportgepäck (falls dieses im Hotel gelagert wurde)
• Hilfe beim Ein- und Aussteigen, insbesondere für Rollstuhlfahrer und Prothesenträger
• Kontrolle der Akkreditierungen (nur akkreditierte Wettkämpfer und ihre Betreuer werden unter der Woche transportiert, Family&Friends nicht)
• Kommunikative Schnittstelle zwischen dem Busfahrer und dem Transportcenter in der MSA (z.B. Verspätungen melden)
• Auskunft über die geplanten Abfahrts- und Ankunftszeiten geben

Abreise der Nationen am Flughafen/Hauptbahnhof

• Unterstützung beim Tragen von Sport- und Reisegepäck zu den Bussen
• Beladen der Busse mit Gepäck
• Hilfe beim Einsteigen, insbesondere für Rollstuhlfahrer und Prothesenträger
• Nur im Bedarfsfall: Unterstützung des Busfahrers bei der Wahl der richtigen Ein- und Ausfahrt am Flughafen

Opening & Closing Ceremony

• Während der Opening & Closing Ceremony hilfst du unseren bis zu 20.000 Besuchern bei der Orientierung auf dem Gelände
• Du hilfst den Besuchern ihren Platz zu finden und in den Genuss des Invictus Spirit zu kommen

Broadcasting

• Unterstützung bei der Betreuung der Broadcaster
• Unterstützung bei der Arbeit unseres Host Broadcasters
• Assistenz für die Aufnahmeleitung
• Assistenz für die Projektleitung

Sport Presentation

• Unterstützung des Floor Managers
• Unterstützung bei der Organisation von Interview-Partnern
• Runner für diverse Aufgaben
• Koordination mit anderen Gewerken
• Begleitung von VIPs zu diversen Aufnahme-Situationen
• Unterstützung bei der Erstellung von Behind the Scenes-Aufnahmen

Opening & Closing Ceremony

• Unterstützung beim Einlauf der Nationen
• Unterstützung der Projektleitung Opening & Closing Ceremony
• Kontakt und Koordination mit anderen Gewerken
• Ansprechpartner für Fragen der Nationen während der Opening & Closing Ceremony
• Unterstützung zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Ticketing

• Unterstützung in unseren Ticket-Centern, insbesondere während der Opening & Closing Ceremony
• Während der Sportwoche Unterstützung unseres Ticketing-Personals
• Unterstützung der Ticketing-Projektleitung während der Invictus Games 2023
• Unterstützung des Bereichs Spectator Services bei Fragen zu Tickets an den Info Points
• Unterstützung des Hospitality Centers bei Fragen zu Tickets
• Gemeinsam mit der Ticketing-Projektleitung Clearing-Station für Probleme rund um Tickets

Volunteer Care

• Betreuung der Volunteers außerhalb des Veranstaltungsgeländes
• Weiterbildung Volunteers
• Freizeitgestaltung Volunteers, Anbieten von Kursen
• Betreuung von Volunteers im Volunteer Center
• Krisenmanagement
• Betrieb Infopoint Volunteer Center

Volunteer Coordinator

• Einteilung und Steuerung Volunteers
• Abstimmung mit den Einsatzbereichverantwortlichen
• Anpassung Schichtplanung Volunteers
• Kommunikation mit Volunteers