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Volunteer FAQs

Du hast noch Fragen?

Hast Du noch Fragen zum Bewerbungsprozess oder den Spielen generell? Dann schau doch einfach mal in unsere FAQ. Wenn Du dort keine Antwort findest, schreib uns gerne eine Mail an Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

DEIN WEG ZUM VOLUNTEER

  • Wie ist der Zeitplan für Volunteers?

    Die nachfolgenden Daten geben den jetzigen Planungsstand wieder. Im Laufe der Umsetzung können sich noch einige Änderungen ergeben, weshalb die nachfolgende Auflistung als grobe Orientierung für Dich gedacht ist. Wir werden Dich auf dem Weg zu den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 mit regelmäßigen Updates zu den Terminen auf den aktuellen Stand bringen.

    01.07.2022 Öffnung des Online-Registrierungsportals
    31.10.2022 Schließung Online-Registrierungsportals
    01.07. – 31.10.2022 Anmeldezeitraum
    01.11. – 31.12.2022 Sichtung und Auswertung der Anmeldungen. Auswahl der Volunteers. Einteilung in Zusage, Warteliste/Ersatz, Absage.
    01.01. – 31.01.2023 Information der Bewerberinnen und Bewerber über die Entscheidung (Zusage, Warteliste/Ersatz, Absage)
    01.02.2023 Beginn Unterkunfts-/Bettenbörse
    01.04. – 30.06.2023 Zuverlässigkeitsüberprüfung
    01.07. – 31.07.2023 Finalisierung der Personalauswahl und des Akkreditierungsprozesses
    01.08. – 31.08.2023 Zuteilung der Einsatz-/Aufgabenbereiche und Erstellung der Schichtpläne
    01.09. – 08.09.2023 Schulungen, Kick-Off, Ausgabe des Outfits und Akkreditierung
    09.09. – 16.09.2023 INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023

  • Wo kann ich mich anmelden?

    Wir öffnen das Online-Registrierungsportal am 01. Juli 2022. Den Link zum Portal findest Du hier oder Du gehst direkt auf die Website der Volunteersoftware https://eventvolunteers.de/de/IG23/Event.

  • Wann kann ich mich anmelden?

    Das Registrierungsportal wird vom 01. Juli 2022 bis 31. Oktober 2022 geöffnet sein. In diesem Zeitraum kannst Du Dich jederzeit als Volunteer für die INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 anmelden. Eine Auswahl der Volunteers erfolgt erst, wenn das Portal geschlossen wurde.

Die Anmeldung/Registrierung

  • Wie funktioniert die Anmeldung?

    Die Anmeldung erfolgt über unsere Volunteersoftware auf einem Onlineportal. Gehe zuerst auf https://eventvolunteers.de/de/IG23/Event. Dort musst Du Dich registrieren und es wird ein Profil von Dir angelegt. Beim Registrierungs- und Anmeldeprozess kannst Du Deine Fähigkeiten und bevorzugte Aufgaben-/Einsatzbereiche angeben. Nachdem Du Dich registriert hast, bekommst Du verschiedene Events angezeigt, für die Du Dich anmelden kannst. Hier musst Du die INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 auswählen.
    Halte für die Anmeldung Deinen Personalausweis oder Reisepass sowie ein Passfoto bereit. Wir benötigen diese Angaben, um im Rahmen des Akkreditierungsprozesses ausschließen zu können, dass sich jemand unter einem fremden Namen anmeldet.

  • Was benötige ich für die Registrierung und Anmeldung?

    Für die Registrierung benötigst Du Deine persönlichen Daten, Deinen gültigen (auch noch im September 2023) Personalausweis oder Reisepass, ein Mobiltelefon, eine E-Mail-Adresse und eine Möglichkeit, Deinen Ausweis zu scannen und hochzuladen (Foto ist ebenfalls möglich). Wir benötigen diese Angaben, um im Rahmen des Akkreditierungsprozesses ausschließen zu können, dass sich jemand unter einem fremden Namen anmeldet.

  • Wie alt muss ein Volunteer sein?

    Du musst bei der Anmeldung im Volunteerportal 18 Jahre alt sein.

  • Werden nach Ende der Bewerbungsphase Interviews geführt?

    Es ist beabsichtigt, mit einzelnen Bewerberinnen und Bewerbern Interviews zu führen, je nachdem in welchem Bereich sie eingesetzt werden sollen. Aber für die meisten Bewerberinnen und Bewerber wird es keine Interviews geben.

  • Wie erfolgt die Auswahl der Volunteers?

    Wir (das Projektteam der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023) werden uns nach der Schließung des Registrierungsportals am 31. Oktober 2022 alle Anmeldungen ansehen und geeignete Personen auswählen. Dabei werden wir das Anforderungsprofil der Aufgabenfelder, die während der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 benötigt werden, mit Euren Fähigkeiten abgleichen und anhand dessen eine Auswahl treffen. Dabei unterteilen wir in:
    - Feste Zusage
    - Warteliste/Ersatzvolunteers
    - Absage

  • Wie erfahre ich, dass ich ausgewählt wurde?

    Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden wir (das Projektteam INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023) Dir eine E-Mail schicken, in der wir Dir sagen, ob Du fest eingeplant oder auf der Warteliste bist. Bei zu vielen Bewerbungen kann es auch sein, dass wir Dir absagen müssen. Die Auswahl werden wir im November und Dezember 2022 treffen und Dich dann im Januar 2023 über das Ergebnis informieren.

  • Welche Daten von mir werden benötigt und was passiert mit meinen Daten?

    Wir benötigen von Dir:
    - Deinen Vor- und Nachnamen
    - Deine Adresse
    - Deine E-Mail-Adresse
    - Deine Kleidergröße (für Dein Volunteeroutfit)
    - Einen Scan/Foto Deines Personalausweises oder Reisepasses
    - Ein Passfoto (für die Akkreditierung)
    - Ernährungsgewohnheiten (vegetarisch, kein Schweinefleisch, etc.)
    - Deine Einwilligung zur Zuverlässigkeitberprüfung (wird bei der Anmeldung abgefragt)
    - Deine Einwilligung zu unserer Datenschutzerklärung

    Mit Deinen Daten wird ein persönlicher Account angelegt, mit dem Du Dich für die INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 anmelden kannst. Außerdem verwenden wir Deine Daten zur Akkreditierung über unsere Eventmanagement-Software. In diesem Zusammenhang werden die Daten an die Polizei Nordrhein-Westfalen zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung übermittelt.
    Eine andere Verwendung oder Weitergabe Deiner Daten als hier beschrieben erfolgt nicht.

  • Was ist eine Zuverlässigkeitsüberprüfung?

    Die Zuverlässigkeitsüberprüfung dient dazu sicherzustellen, dass keine kriminellen oder potenziell gefährlichen Personen Zutritt zum Veranstaltungsgelände und darin enthaltene schutzbedürftige Bereiche erhalten.

Aufgaben und Einsatzbereiche

  • Welche Funktions-/ Einsatzbereiche gibt es?

    Genauere Angaben zu den Funktions-/Einsatzbereichen findest Du hier

  • Gibt es spezielle Aufgabenbereiche? Wenn ja, welche?

    Wenn Du Herausforderungen liebst und besondere Fähigkeiten und/oder Erfahrung als Volunteer mitbringst, gibt es die folgenden Aufgabenbereiche für Dich:
    - Tandem Team: Ein Volunteer mit und ein Volunteer ohne Behinderung sind zusammen im Einsatz und machen alle Aufgaben gemeinsam.

    - Key Volunteer: Eine wichtige Rolle mit mehr Verantwortung und übergeordneten organisatorischen Aufgaben sowie der Anleitung von anderen Volunteers. Als Key Volunteer kannst Du Dich nicht direkt bewerben, sondern wirst durch das Volunteermanagementteam ausgewählt.

    - Protokoll Volunteer: In dieser Aufgabe wirst Du im Rahmen der Organisation und für Betreuung von VIPs eingesetzt.

  • Kann ich mir aussuchen, in welchem Aufgabenbereich ich eingesetzt werde?

    Wenn Du bei der Registrierung/Anmeldung spezielle Fähigkeiten und/oder einen bestimmten Wunschbereich angegeben hast, wirst Du nach Möglichkeit dementsprechend eingeteilt. Solltest Du keine besonderen Fähigkeiten und Wunschbereiche angegeben haben, dann teilen wir Dich für allgemeine Funktionen ein, für die es keiner besonderen Fähigkeiten bedarf.
    Leider können wir nicht allen Volunteers den Wunschbereich zuordnen, aber wir werden alles dafür geben, dass Du eine Aufgabe bekommst, die Du gerne erledigst.

  • Wie und wann erfahre ich, in welchem Aufgabenbereich ich eingesetzt bin?

    Bei der Schulung werden wir Dir sagen, für welche Aufgabenbereiche Du vorgesehen bist. Deine jeweiligen Einsatzorte und Zeiten während der Spiele kannst Du in der von uns zur Verfügung gestellten App sehen. Hierüber bekommst Du alle nötigen Informationen zu deinem Einsatz.

Vorteile/Benefits als Volunteer

  • Was bekomme ich für mein Engagement?

    Du erhältst von uns ein komplettes Volunteeroutfit, das Du behalten kannst, und Verpflegung während Du arbeitest. Zusätzlich bekommst Du eine „InvictusCard“. Damit kannst Du kostenlos im öffentlichen Nahverkehr reisen und ausgewählte Kultur- und Freizeiteinrichtungen (z.B. Museen) entdecken. Selbstverständlich darf auch eine Akkreditierung für die Zeit der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 nicht fehlen, mit der Du außerhalb Deiner Schicht die Wettkämpfe besuchen und die Athletinnen und Athleten anfeuern kannst, sowie eine Urkunde für Deine Arbeit als Volunteer. Zum Abschluss der Spiele gehört auch Deine Teilnahme an einer Abschlussfeier mit allen Beteiligten dazu. Außerdem bist Du für die Dauer Deines Einsatzes in dem Dir zugewiesenen Aufgabenbereich durch uns versichert.

    Auf einen Blick:
    - eine Akkreditierung für die gesamten Spiele
    - ein Volunteeroutfit
    - eine InvictusCard
    - Verpflegung während Deines Einsatzes
    - eine Urkunde bzw. Volunteer-Zertifikat
    - Teilnahme an der Abschlussfeier
    - Kleine Give-aways

  • Wann erhalte ich meine Volunteerbekleidung und die Akkreditierung?

    Es wird eine Kick-Off-Veranstaltung am Wochenende vor den Spielen (Termin steht noch nicht fest) geben, bei der die Volunteerbekleidung vorgestellt wird und Du eine erste Möglichkeit hast, auch andere Volunteers kennenzulernen und Dich mit Ihnen auszutauschen. Dort erhältst Du Deine Ausstattung und alle weiteren Unterlagen (Akkreditierung, Volunteerhandbook, etc.), die Du brauchst.

  • Welchen Versicherungsschutz gibt es?

    Als Volunteer bist Du während Deines Einsatzes in Deinem Aufgabenbereich sowie auf dem Hin- und Rückweg zu Deiner Schicht haftpflicht- und unfallversichert.

  • Wird es eine Übersicht und eine Größentabelle für die Volunteerbekleidung geben?

    Du kannst schon bei Deiner Registrierung Deine Größe für die Bekleidung angeben. Dabei nutzen wir die internationalen Größen (XS – XXXL).

  • Werden durch den Organisationsstab auf Antrag Schreiben erstellt, in denen die Arbeitgeber gebeten werden, ihr Personal freizustellen?

    Wir planen ein solches Schreiben gerade.

  • Wird die Tätigkeit bezahlt?

    Nein, Volunteers sind ehrenamtliche Helferinnen und Helfer. Deshalb gibt es auch keine monetäre Entschädigung für den Einsatz. Trotzdem profitierst Du von vielen Vorteilen.

  • Bekomme ich während meiner Arbeit als Volunteer etwas zu essen?

    Als Volunteer bekommst Du während Deiner Schicht auf dem Veranstaltungsgelände Verpflegung. Hierfür geben wir entweder Voucher aus oder Deine Akkreditierung dient als Berechtigung, Dich beim Crew-Catering zu versorgen. Genaueres erfährst Du bei der Schulung.

    Solltest Du außerhalb des Veranstaltungsgeländes eingesetzt sein (z.B. Hotel, Innenstadt, Family & Friends-Betreuung, etc.), werden wir selbstverständlich sicherstellen, dass Du gut versorgt bist.

  • Werden bestimmte Ernährungsformen berücksichtigt?

    Ja, aber es ist wichtig, dass Du besondere Ernährungsformen (vegetarisch, kein Schweinefleisch, etc.) bei der Registrierung angibst, damit sie berücksichtigt werden können.

  • Gibt es eine Bescheinigung/Urkunde für die Mitarbeit?

    Ja, mit einer Urkunde werden Dir Deine ehrenamtliche Tätigkeit bei den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 und der Zeitraum bescheinigt.

  • Werden Unterkünfte für die Volunteers gestellt?

    Alle Volunteers sind selbst dafür verantwortlich, eine Unterkunft zu organisieren und zu bezahlen, die sie vor oder während der Spiele benötigen. Wir werden aber bei der Vermittlung von Unterkünften helfen, indem wir Dir, den anderen Volunteers und Gastfamilien aus Düsseldorf eine Plattform bieten. Dort könnt Ihr in Kontakt treten, um Euch über Übernachtungsmöglichkeiten auszutauschen und diese zu organisieren. 

    Auch geben wir Dir gerne Tipps für Unterkünfte in der Nähe des Veranstaltungsgeländes.

Dein Einsatz als Volunteer

  • Wie erfahre ich während der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023, wann meine Schicht beginnt und was meine Aufgabe ist?

    Wir (das Projektteam der INVCITUS GAMES DÜSSELDORF 2023) werden Dir vor den Spielen einen Schichtplan für die gesamte Woche geben. Zusätzlich wirst Du Dir eine App von Eventvolunteers auf Dein Mobiltelefon laden, auf der Dir Deine Schicht angezeigt wird. Es wird außerdem Schichtleiterinnen und Schichtleiter in den jeweiligen Bereichen geben, die einen Überblick über die Schichteinteilung und die Volunteers in ihrem Aufgabenbereich haben.

  • Wie sind meine Arbeitszeiten?

    Eine Schicht dauert 6-8 Stunden mit Pause. Es wird auch Tage geben, an denen Du als Reserve in Bereitschaft eingeplant bist. Während dieser Reserveschicht kannst Du Dich frei auf dem Veranstaltungsgelände bewegen, musst Dich aber innerhalb von 15 Minuten im Volunteercenter melden, wenn Du benötigt wirst.

  • Sind Vorkenntnisse erforderlich?

    Grundsätzlich nein. Es ist Teil der Idee des Volunteers-Programms, dass alle ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen. Sicher sind Vorkenntnisse in bestimmten Bereichen, insbesondere Sprachkenntnisse sehr hilfreich, aber sie sind keine Voraussetzung.

  • Wann und wo sind die Schulungen geplant?

    Es wird zwei Schulungen geben. Eine in Deutsch und eine in Englisch. Die Schulungen werden beide in Düsseldorf stattfinden. Wir würden uns freuen, wenn Du an diesen Schulungen in Präsenz teilnehmen würdest, damit wir Dich vor Ort in die Eventlocation einweisen können und Du Deine Teammitglieder im Aufgabenbereich persönlich kennenlernen kannst. Die theoretischen Anteile der Schulungen werden parallel online über ein Webinar geteilt.

    Die 1. Schulung ist geplant für 02.09.2023 (Deutsch).
    Die 2. Schulung ist geplant für 03.09.2023 (Englisch).

  • Muss ich mich für den ganzen Zeitraum der Spiele anmelden oder kann ich auch nur ein paar Tage als Volunteer arbeiten?

    Es wird Tage geben, an denen wir mehr Volunteers brauchen als an anderen. Prinzipiell sollten alle Volunteers über den gesamten Zeitraum der Spiele zur Verfügung stehen. Das erleichtert unsere Planungen und die Kommunikation mit Euch. Falls Du aber nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung stehen kannst, so ist dies kein direktes Ausschlusskriterium.

    Unabhängig vom Einsatzzeitraum und der Einsatzdauer werden die Schulungen und die Kick-Off-Veranstaltung für alle Volunteers zum selben Zeitpunkt durchgeführt.

  • Werden die Volunteers über E-Mail und die Website auf dem Laufenden gehalten? Werden Änderungen in den Abläufen in die App übertragen?

    Wir werden Dich die ganze Zeit über E-Mails und die Website https://invictusgames23.de auf dem Laufenden halten. Ebenso wird es eine App geben, die Dich mit allen nötigen Informationen versorgt und über spontane Änderungen informiert. Über die App kannst Du auch das Volunteer Management und Deine Schichtleitung jederzeit erreichen.

  • Gibt es ein Prozedere für den Fall, dass ein oder mehrere Volunteers wegen Krankheit ausfallen?

    Wir planen jeden Tag mit Reserve-Volunteers, um einen möglichen Ausfall jederzeit kompensieren zu können.

  • Was mache ich, wenn ich kurzfristig nicht mehr als Volunteer zu den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 kommen kann? An welche E-Mail-Adresse soll die Abmeldung gesendet werden?

    Wir verstehen, dass sich Umstände verändern können. Bitte gib uns so schnell wie möglich Bescheid, wenn Du doch nicht dabei sein kannst, damit wir Deinen Platz im Volunteer-Team nachbesetzen können. Die richtige E-Mail-Adresse hierfür ist:
    Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

Allgemeine Informationen

  • Wo kann ich mich informieren?

    Vor den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023
    - Auf unserer Website https://InvictusGames23.de

    Während der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023
    - Auf unserer Website https://InvictusGames23.de
    - In der Eventvolunteers Software bzw. App
    - Im Volunteerhandbook

  • Gibt es ein Volunteerschulung?

    Ja, es wird eine Schulung kurz vor den Spielen geben. Diese Schulung ist in zwei Teile aufgeteilt. Der erste Teil beinhaltet allgemeine Themen, die für alle Volunteers wichtig sind. Der zweite Teil dient dazu, Volunteers in ihre speziellen Aufgabenbereiche einzuweisen. Zusätzlich stellen wir online Informationen bereit, mit denen Du Dich vorab informieren kannst.

    Die Schulungen sind so geplant, dass wir am 02.09.2023 eine Schulung auf Deutsch und am 03.09.2023 eine Schulung auf Englisch anbieten.

  • Wie läuft die Volunteerschulung ab?

    Die Schulung ist als Tagesveranstaltung mit Präsenz in Düsseldorf geplant. Die erste Hälfte der Schulung wird mit theoretischen Inhalten, die für alle relevant sind, gefüllt und läuft wie ein Unterricht ab. Daran schließt sich eine Einweisung ins Veranstaltungsgelände. Die zweite Hälfte wird, je nach Aufgabengebiet, deutlich mehr praktische Anteile beinhalten und soll Dich auf Deine spezielle Aufgabe vorbereiten.

  • An wen kann man sich bei Schwierigkeiten während der Anmeldung wenden?

    Solltest Du Schwierigkeiten bei der Registrierung haben, lies Dir bitte zuerst die entsprechenden Abschnitte in den FAQ durch. Sollten hier nicht die benötigten Informationen zu finden sein, kannst Du Dich per E-Mail unter folgender Adresse an uns wenden:
    Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

  • Wer ist meine Ansprechperson und wie erreiche ich diese?

    Vor den Spielen kannst Du Dich mit Fragen, die nicht in den FAQ beantwortet werden, gerne an folgende E-Mail-Adresse wenden:
    Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

    Für die Zeit während der Spiele wirst Du alle Informationen bei der Schulung erhalten. Auf jeden Fall wird es Schichtleiterinnen und Schichtleiter geben, die während Deines Einsatzes Deine direkten Ansprechpersonen sind. Scheu Dich aber auch nicht, jemanden aus dem Team anzusprechen, wenn Du Fragen hast. Außerdem werden alle Volunteers und das Volunteermanagement über eine VolunteerApp verbunden sein.

  • Können Menschen mit Behinderung Volunteer werden? Wenn ja, kann dies in der Anmeldung angegeben werden?

    Natürlich kannst Du mit einer Behinderung Volunteer werden. Gib dies einfach in der Bewerbung mit an, damit wir uns bestmöglich auf Deine Bedürfnisse einstellen können.

  • Gibt es die Möglichkeit für Volunteers mit Behinderung, ein „Tandem Team“ mit einem Volunteer ohne Behinderung zu bilden?

    Ja, diese Möglichkeit wird es geben und wir werden es bei der Schichtplanung berücksichtigen.

    Entweder:
    Du hast bereits jemanden, dann bitte dessen/deren Namen bei der Anmeldung angeben. Dein Tandempartner*in muss sich auch anmelden und dann Deinen Namen angeben.

    Oder:
    Du meldest Dich ohne Gegenpart an. Dann musst Du bei der Anmeldung angeben, dass Du eine Behinderung hast und ein Gegenpart erforderlich ist. Wir werden für Deine Einsatzzeit einen Gegenpart auswählen und Dir zuordnen.

  • Wie ist das Verfahren als Bundeswehrangehöriger oder Bundeswehrangehörige?

    Wenn Du Bundeswehrangehörige oder Bundeswehrangehöriger (Soldatin/Soldat, Beamtin/Beamter, Angestellte/Angestellter, aktiver RDL) bist, teile uns dies bei Deiner Registrierung/Bewerbung mit. Du musst Dich wie jeder andere Volunteer auch bewerben und wirst im Anschluss über das Ergebnis des Auswahlverfahrens informiert. Durch Deinen Status hast Du weder Vor- noch Nachteile bei der Auswahl. Wichtig: Hole Dir vor Deiner Bewerbung die Zustimmung Deiner Vorgesetzten/Deines Vorgesetzten ein, damit wir fest mit Dir rechnen können.

    Wenn Du ausgewählt wurdest, ist es wichtig, dass wir wissen, ob Du Bundeswehrangehörige oder Bundeswehrangehöriger bist, denn ab hier ist das weitere Verfahren etwas anders als bei den anderen Bewerberinnen und Bewerbern. Wir werden Dich informieren, dass Du ausgewählt wurdest. Daraufhin muss Dich Deine Einheit für Deinen Einsatzzeitraum zu den INVICTUS GAMS DÜSSELDORF 2023 kommandieren.

DU WILLST VOLUNTEER WERDEN?

In der Zeit vom 9.- 16. September 2023 finden unter dem Motto „A HOME FOR RESPECT.“ die 6. Invictus Games in Düsseldorf statt. Unterstütze uns dabei, die Spiele für unsere an Seele und Körper verwundeten, verletzten und erkrankten Soldatinnen und Soldaten zu etwas ganz Besonderem zu machen. Wenn Du eine Woche voller Emotionen, sportlichen Höhepunkten, Respekt und Teamgeist erleben und mitgestalten möchtest, dann bewirb Dich jetzt hier!

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